Ep. 17 Organizzati con lo Smart Working: concentrazione e motivazione

10 consigli di concentrazione e motivazione per organizzarsi con lo smart working

Lo smart working (o lavoro da remoto) è una modalità di lavoro ormai diffusa da più di 10 anni all’estero e in Europa. In Italia se ne parla molto, ma si pratica poco. In questi giorni di emergenza e ordinanze eccezionali, un gran numero di lavoratori italiani si trovano a confrontarsi con una nuova abitudine di lavoro: lavorare da casa.

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Come si fa a lavorare da casa?

Come si fa a non perdere la concentrazione?

Come si fa a collaborare coi colleghi?

Come si fa a non sentirsi alienati?

In quest’articolo imparerai a gestire in maniera efficace e organizzata la giornata e imparerai come si fa a non perdere tempo e allo stesso tempo ad avere gli stessi risultati alla fine della tua giornata lavorativa.

Chi non è abituato a lavorare da casa e fare smart working si troverà in difficoltà all’inizio perchè significa cambiare abitudini. Uno dei rischi più grandi che porta il lavorare da casa è il sentirsi isolati e avere un senso di alienazione a fine giornata, o dopo un paio di giornate che si passano a casa.

Ecco 10 consigli* che puoi iniziare a mettere in pratica da subito.

*Questi consigli sono tratti dalla mia esperienza pluriennale del lavorare da casa (e da qualsiasi luogo in cui mi trovo, come una digital nomad). Fin da giovanissima, ho sempre cercato e voluto lavorare da casa, anche quando ero dipendente, e questo mi ha insegnato i migliori metodi per la gestione autonoma di tempo, urgenze, scadenze e priorità.

Gestione autonoma della giornata

Finalmente puoi gestirti il tuo tempo e la tua autonomia!

La prima cosa serve tenere presente quando fai smart working è che quando lavori da casa sei proprietaria del tuo tempo. Questo è un grande vantaggio perché riesci magari a giostrare diversi impegni o a fare quella cosa in più anche perché automaticamente avrai più tempo, avendo eliminato il tempo dedicato allo spostamento.

Dall’altra parte, con grandi poteri vengono grandi responsabilità. Cosa vuol dire?

Al mattino, quando hai tutta la giornata davanti, sembra che ci sia tempo per fare tutto.

E’ importante rendersi conto, però, che il tempo vola via. Come vola in ufficio vola anche quando sei a casa e quindi l’organizzazione personale e una buona disciplina nel seguire la tua agenda di azioni quotidiane in questo momento e in questo contesto diventa veramente importante.

Essere padrona e padrone del tuo tempo significa che dovrai tu stesso organizzarti per poter portare a casa i tuoi risultati e quindi imparare a darti dei tempi e delle priorità.

2. La tua routine d’inizio giornata

Il secondo consiglio è stabilire una buonissima routine di inizio giornata, proprio come se dovessi uscire di casa.

Ti lavi, ti vesti, ti prepari per uscire, proprio come se dovessi andare “al lavoro”. Forse l’unica cosa che puoi lasciare indietro sono le scarpe. Nel nome della comodità e dell’igiene, puoi optare per non metterle in casa…

Soprattutto se non sei abituato e abituata a lavorare in Smart Working, prepararsi e vestirsi come fai di solito è utile perchè dà al tuo cervello il segnle che “è ora di lavorare”.

Questo consiglio ti può aiutare anche quando fai smart working da tanto tempo, tanto che hai perso la tua motivazione. Vestirti e prepararti come se dovessi uscire a fare un incontro di lavoro importante è un toccasana per la tua autostima e produttività durante la giornata.

Inoltre è molto bello quando si lavora da casa inserire qualche tipo di attività fisica. Se si può uscire presto la mattina meglio fare un giro fuori all’aperto, come una corsa, una camminata veloce, nordic walking o quello che riuscite a fare.

Se invece abiti in un posto in cui non è bello uscire di casa al mattino, o per qualsiasi motivo non puoi farlo, puoi fare un’attività fisica in casa. Bastano 10-15 minuti di esercizi movimentati e cardio per portare il vostro battito cardiaco in alto e darvi una sferzata di energia.

Anche se solitamente non ci facciamo caso, uno dei principali motivi per cui ci piace andare in ufficio o al co-working è incontrare altre persone: i colleghi, altri imprenditori…

Ci fa piacere incontrare altre persone perchè ci sentiamo parte di un gruppo. Anche se con mansioni diverse e con progetti diversi, tutti stiamo lavorando e il semplice fatto di condividere gli spazi fisici con altre persone che lavorano ci aiuta a sentirci motivati e produttivi. Il tuo cervello pensa: “Se lo fanno anche loro, sarà meglio che lo faccia anch’io [così non mi distinguo dal gruppo e sopravvivo, perchè stare con la propria famiglia e il proprio clan significava sopravvivere].

3. Scegli un angolo-ufficio in casa

Essere padrona del tuo tempo e impostare uno spazio per lavorare da casa vuol dire che mentre lavori non stai facendo la donna (o l’uomo) di casa.

Cioè non puoi fare quelle cose che vedi che avresti bisogno di fare in casa perché è come se tu fossi al lavoro (anche se fisicamente sei a casa). Questo è molto importante ed è importante ricordarsi che dipende sempre e solo da una nostra decisione.

Ti può aiutare scegliere un angolo nella tua casa che adibisci a ufficio. Puoi provare a individuare quella postazione dentro casa dove sei comod@, che è abbastanza luminosa, ordinata ed esteticamente invitante per conciliare una buona concentrazione ed entrare nel tuo mood lavorativo.

Può essere anche un angolo della cucina, se ti manca altro spazio, oppure uno spazio dedicato come può essere uno studio, un angolo del salotto. Cerca uno spazio che possa essere quello da cui  lavori ed è sempre quello di riferimento.

Questo aiuta il tuo cervello a fare SWITCH ON sull’interruttore appena il tuo corpo si appresta alla postazione di lavoro.

4. Se ti annoi cambialo spesso

Il consiglio di prima vale soprattutto per chi deve abituarsi a lavorare da casa e ha problemi con la sua concentrazione. Una volta che ti sei abituat@ a lavorare da casa, invece, può darsi che avere sempre lo stesso spazio per lavorare ti crei una sensazione di noia.

In questo caso, potrai decidere di cambiare angolo di volta in volta, portandoti dietro il tuo kit essenziale per il lavoro. Puoi decidere dove preferisci sederti a seconda della giornata, o dell’attività che hai da fare.

Per comunicare alla tua mente “Ora si inizia a lavorare”, puoi utilizzare un rituale invece che il posizionamento nel tuo angolo-ufficio fisso. Può essere un rituale di 5-10 minuti di meditazione mindfulness, o semplicemente fare 3 respiri profondi.

Se sei un tipo di persona che ama la routine e non abituata ai grandi cambiamenti, ricordati che è già un grande cambiamento il fatto di non deve andare in ufficio a lavorare da casa quindi meglio iniziare con qualcosa di stabile riconoscibile e ripetuto.

Tutto ciò che si ripete tutti gli schemi che si ripetono aiutano alla nostra mente a rilassarsi perché perché sono familiari perché non ci si deve pensare.

Quindi automaticamente ti portano maggiore produttività perchè il tuo cervello ha meno cose a cui pensare e meno decisioni da fare. 

5. Cronometra i tempi d’interazione

Che cosa vuol dire interazione con gli altri quando fai Smart Working?

Nel caso in cui tu lavori da casa da solo, l’interazione con gli altri si circoscrive all’utilizzo dei canali virtuali, come i social media, le email o il telefono. è comprensibile voler controllare questi canali periodicamente, più volte al giorno, per non sentirsi isolati e per avere la sensazione che siamo un un luogo dove “sta succedendo qualcosa”.

Siamo abituati ad avere una vita frenetica e sovrastimolata, quindi, a meno che tu sia un eremita o uno scrittore, quando ti ritrovi a fare smart working ti sembra di perdere la cognizione del mondo esterno e cerchi in qualche modo notizie, canali e metodi per rimanere in contatto con l’esterno.

Qual è il pericolo dei social media? Che tu ne faccia un consumo passivo e non attivo.

Se cerchi i social per avere interazione con gli altri, in sostituzione di quello che potrebbe essere il classico caffè con la collega, fai caso al fatto che con la collega normalmente parli ed instauri una conversazione, mentre sui social guardi e basta. Raramente lasci un commento o un cuore, ma ad ogni modo un tuo intervento non è richiesto.

Questo è pericoloso perchè può aumentare la sensazione d’isolamento, invece di placarla, che era il primo motivo per cui avevi deciso di fare un giro sui social.

O ti ricordi di partecipare attivamente con un post o un commento ogni volta che apri un social per “dire la tua” e quindi sentirti chiamato in causa (molto più simile alla situazione di prendere un caffè con una collega), oppure metti un timer a 7-10 minuti ogni volta che apri un social / giornale / lista delle email.

In questo modo avrai la sensazione di non essere tagliato fuori da “ciò che sta succedendo là fuori”, ma sarai sicur@ di non perdere troppo tempo sul lavoro.


6. Non ti far mancare l’interazione con gli altri

L’essere umano si vuole rapportare con gli altri. Ha bisogno di parlare con qualcuno, chiedere pareri, dare pareri (a volte non richiesti 😉), sentire che è parte di un gruppo e che è inserito in un contesto.

Passare le giornate senza interazione con essere vivo, se lavori da casa, può essere alienante. Se non puoi vedere fisicamente nessuno, puoi ricorrere ai molti livelli d’interazione che ci danno strumenti quali le telefonate, le chat, le videochiamate, i canali social.

L’interazione di cui parlo in questo caso è un’interazione di qualità, capace di creare una connessione empatica e focalizzta tra due persone per (ri)creare la sensazione di un incontro dal vivo.

Se capita che inizi a sentirti solo e isolat@, ricorri alle amicizie, anche quelle lontane e che non senti da tempo. Chiedi il tempo di una telefonata, o alza la cornetta. Durante la telefonata con il tuo amico, concentrati completamente su quella, non fare altro.

Ti sentirai molto meglio dopo!


7. Bevi molto

Passiamo ora a un paio di accorgimenti di base per ricordarci che agiamo e lavoriamo come persone e che prima di tutto siamo tutti quanti esseri biologici.

Sopperire ai nostri bisogni biologici di base è tanto importante, tanto sottovalutato. Avendo meno spostamenti e appuntamenti da fare, grazie al fatto che lavori da casa, potrai riservare più attenzione ai tuoi bisogni biologici di base, come acqua e ossigeno.

Lo sapevi che il cervello è l’organo che contiene più acqua di tutto il nostro corpo?

Durante il giorno, bevi molta acqua (circa 2 lt), meglio se lontano dai pasti. Sorseggiare acqua, calda o fredda, a seconda di come sei abituato, ti aiuterà a fare delle micropause dallo schermo del computer, che idrateranno le tue cellule, il tuo cervello e la tua creatività!


8. Ossigena spesso corpo e cervello

Il tuo corpo e tutte le sue cellule hanno bisogno di ossigeno per tenere alti i tuoi livelli di buon umore, creatività e produttività.

Puoi aprire le finestre, puoi respirare profondamente, se c’è il sole fuori puoi prenderne 5-10 minuti sulla tua pelle, basta anche solo sul viso e sulle mani.

Mentre respiri e ti ossigeni, muoviti e fai 20’’ di stretching e micro stretching per collo, schiena, occhi e mani.

Aumentare il tuo livello di concentrazione, ti aiuterà a finire prima il lavoro.


9. L’importanza del piccolo passo

Lavorare in solitaria a progetti di medio-lungo termine ci può portare a sentirci persi e pieni di dubbi.

Tenere lo sguardo sul traguardo finale ci aiuta a sapere che il piccolo passo che stiamo facendo oggi, anche se ci sembra piccolo e inutile, è molto utile nello schema delle grandi cose e del risultato finale che vuoi raggiungere.

Quando provi alienazione verso lo stesso progetto su cui stai lavorando, prova a fare un passo indietro. RIcordati qual è il motivo che ti spinge a farlo e quale il risultato che vuoi raggiungere.

Ritroverai la tua motivazione in un batter d’occhio e saprai perchè ogni task che stai facendo è importante, ed è importante che sia proprio tu a farlo. Adesso.


10. Trovare la connessione

Questo è il segreto più importante e sottovalutato di tutti per imparare a fare smart working e continuare a mantenere alti gli standard di produttività sul lavoro e benessere mentale per un lungo periodo di tempo.

Cosa vuol dire “sentirsi connessi”?

Ritorniamo un attimo all’inizio. Ricordiamoci che il livello di connessione che noi sentiamo con le altre persone non dipende solo dall’energia fisica che sentiamo quando siamo intorno alle persone.

Probabilmente sei abituat@ ad andare in ufficio, al co-working, a fare appuntamenti con i tuoi clienti e vedere il team con cui collabori. Ci sono molti livelli con cui possiamo connetterci con queste persone.

Cerca di capire quali sono i momenti che davvero creano connessione con le persone intorno a te. Sono i momenti più profondi di connessione. Magari non sono con i tuoi colleghi, ma sono con le persone che vivono con te: partner, famiglia, figli, coinquilini, ecc.

Possono essere momenti che passano anche attraverso gli schermi e le connessioni virtuali, ma curati e di , intenzionali.

Se ti manca la presenza di una persona in particolare, pensa perché ti manca lei, perchè la vuoi chiamare, perché ci vuoi passare del tempo insieme. Poi cerca di comunicarglielo e di farle arrivare il messaggio.

Quando fai Smart Working tutto ciò che è inutile si riduce.

Non perdi più tempo per andare e tornare dal lavoro, diminuendo le interazioni con gli altri hai più tempo per stare con te stess@. E’ un’occasione unica per imparare a capire quanto potenziale hai e quanto vali.

Essendo ora la tua vita più pulita, potrai scoprire quali trucchi e modalità di lavoro di rendono davvero efficiente e avrai il tempo di sperimentarli prima di tornare nel “caos”.